La gestión de gastos en una empresa puede ser un poco complicada y costosa. Cenas de empresa, viajes, alojamientos, comidas, transportes, suscripciones… ¿Cuántos de estos gastos tiene tu empresa al año o incluso al mes? Según el número de empleados también puede variar considerablemente. Ya que, más empleados pueden implicar más comidas, salidas, viajes, eventos, etc. Para muchas organizaciones administrar y controlar todos estos gastos aún supone un enorme coste de tiempo y dinero.
El proceso para calcular estos gastos es laborioso. Primero, cada empleado tiene que hacer un informe de previsión de gastos y enviarlo a un supervisor para que lo apruebe. Posteriormente, tiene que reunir los tickets (si no los ha perdido, claro) y facturas que lo justifiquen. Estos documentos llegan al departamento de finanzas, donde se añaden manualmente al sistema validando cada ticket uno por uno. Luego se envía al departamento de contabilidad para que realice el reembolso a la cuenta del empleado, y esto a veces puede llevar semanas.
Piensa en todo el tiempo y esfuerzo que implica para los empleados y supervisores este proceso. Desde la revisión y aprobación del presupuesto hasta la contabilización de los tickets de gasto en el ERP sujeta a errores de registro manual. También puede tener otras consecuencias como, crear una percepción negativa a los empleados por un sistema antiguo y poco automatizado, generar frustración e incluso repercutir en su satisfacción con el puesto de trabajo.
Pese a esto, no podemos prescindir del control de gastos, pues es fundamental para la contabilidad y la gestión financiera de la empresa.
¿Qué es Pleo?
Pleo es una de las plataformas que ofrece tarjetas físicas o virtuales a las empresas para simplificar y controlar la gestión de gastos. Estas tarjetas inteligentes son facilitadas para cada empleado, con un límite definido evitando que gasten dinero de su bolsillo. Pueden ser activadas o desactivadas en cualquier momento por la empresa.
En caso de realizar el pago en efectivo, desde kilometraje hasta las comidas con clientes, es suficiente con subir el ticket a la plataforma y el empleado recibe el reembolso una vez aprobado de acuerdo con la política de la empresa.
Estas tarjetas se pueden utilizar en mas de 30 millones de localizaciones en todo el mundo. Además, Pleo controla todas las compras mediante algoritmos de detección de fraude que bloquean la tarjeta en caso de actividad sospechosa.
¿ Qué hace Tryton ERP?
Tryton ERP integra Pleo de manera eficiente en su sistema. Cuando el departamento de administración recibe informes ordenados automáticamente por Pleo, Tryton automatiza el registro de estos en el ERP, importando y contabilizando los movimientos de las tarjetas de Pleo.
Esta automatización :
- Reduce la carga de trabajo manual del personal administrativo.
- Garantiza una sincronización perfecta de toda la información.
- Evita posibles errores asociados a la introducción manual de datos.
- Permite ahorrar tiempo en contabilizar tickets.
- Establece una vinculación automática entre los tickets y los asientos contables de Tryton.
La persona encargada puede revisar los gastos cuando quiera y exportarlos si los necesita. Al disponer de visibilidad completa, actualizada y centralizada puede tener el control total sobre los gastos y tomar decisiones de manera eficiente, apostando por la rentabilidad y mejora.
¿Estas preparado para integrar esta funcionalidad en Tryton ERP? ¡Ponte en contacto con nosotros!
El portal de cliente es un portal web diseñado específicamente para atender y gestionar la relación entre una empresa y sus clientes. Esta herramienta, fácil de utilizar incrementa la eficiencia de nuestra empresa a la vez que mejora la calidad de servicio a nuestros clientes.
