La Fundación Tryton ha anunciado la llegada de la versión 5.0 del conocido ERP. Como viene siendo habitual, la migración desde versiones anteriores está completamente soportada, para tranquilidad de los usuarios que deseen dar el salto evolutivo.
La versión 5.0 de Tryton ERP trae, además de la evolución de la propia tecnología subyacente (por ejemplo un “framework” renovado), un numeroso conjunto de mejoras funcionales a nivel de interfaz de usuario, gestión financiera, gestión de ventas, gestión de stock, CRM, gestión de compras y fabricación. Algunos ejemplos son:
MEJORAS A NIVEL DE USUARIO
Nuevo diseño: se ha rediseñado completamente tanto la versión de aplicación de escritorio como la versión web. El resultado es una interfaz más ordenada y agradable a la vista. Ahora, el usuario apenas notará la diferencia cuando cambia entre la aplicación de escritorio y la aplicación web. Los nuevos iconos están basados en Material Design de Google (simples e intuitivos). El cliente de escritorio usa un nuevo estándar de base, que permite una mejor integración con el entorno de escritorio en el que se ejecuta (Windows/macOS/Linux); por ejemplo, el menú de la aplicación en macOS queda completamente integrado con la barra de herramientas global del sistema operativo, mejorando la experiencia de usuario.
Adjuntos: en Tryton se pueden adjuntar archivos (pdf, jpg, xls, txt, etc.) a cualquier documento (pedidos, facturas, etc.). Hasta ahora, el botón “adjuntar” mostraba una lista de archivos adjuntos, mientras que el usuario tenía que realizar varios pasos para poder adjuntar nuevos archivos al documento. Ahora, además de soportar “arrastrar y soltar” para añadir ficheros, se ha incluido una opción “añadir” directamente en el menú desplegable.
Atajos de teclas: los atajos de teclado se han unificado entre aplicación de escritorio y aplicación web, tanto como ha sido posible. En los casos donde no ha sido posible (los navegadores web no suelen capturar todas las combinaciones de teclas), la aplicación web usa la combinación ALT + tecla (ejemplo: en escritorio se usa “CTRL + w” para cerrar una pestaña, mientras que en web se traduce por “ALT + w”). Los atajos de teclado se pueden consultar pulsando F1 en la aplicación web o en el menú “Ayuda > Combinaciones de teclas” en la aplicación de escritorio.
Cliente web:
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- Ahora la aplicación web ya permite abrir, en una nueva pestaña, información relacionada a un campo cuando se pulsa la tecla CTRL, lo que da un acceso rápido a todas las características en barra de herramientas
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- Se ha simplificado la selección de ficheros, que ahora abre la selección de archivos directamente y agiliza el proceso
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- La aplicación web ya soporta idiomas con escritura de derecha a izquierda, algo que ya existía desde hace tiempo en la aplicación de escritorio
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- Ya es posible alternar la barra de menú para aprovechar pantalla completa en la aplicación web, lo que facilita mucho el trabajo según determinados tamaños de pantallas
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- Durante la sesión de trabajo, la barra del navegador se asocia a la ficha abierta en la aplicación web, de forma que la URL de la barra de direcciones se puede compartir entre usuarios. Se pueden abrir diferentes pestañas en el navegador (sin necesidad de volver a “logearse” en el sistema, dado que la sesión la recuerda el navegador hasta que el usuario la finaliza o pasa un periodo excesivamente largo). Esto además es especialmente útil cuando un usuario cierra una pestaña por error (puede volver a ella rápidamente)
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- La aplicación web no abre la misma ficha dos veces (el foco lo tiene la ficha existente). No hay tampoco impedimentos para que un usuario abra varias pestañas en el navegador con la misma ficha
MEJORAS EN LA GESTIÓN FINANCIERA
Las cuentas se quitan de los productos: se ha suprimido la definición de cuentas (como ingresos, gastos o impuestos) de los productos, por simplificar y por separar “responsabilidades”, a favor de una única categoría contable asociada por producto. Esto simplifica por un lado la creación de productos, que es función específica de los responsables de producto y no tienen por qué saber o preocuparse de las “propiedades contables” de los mismos. Las categorías contables deberán ser administradas solamente por los responsables financieros.
Evolución de cuentas: en algunos países el plan general de contabilidad evoluciona a lo largo del tiempo. Ahora es posible establecer períodos de validez en cuentas e impuestos, que sólo estarán visibles durante su espacio de tiempo definido. Si una cuenta “inactiva” fuese usada (por ejemplo por un cliente o proveedor, o por una categoría contable), es posible definir una cuenta sustitutiva, que será usada de forma transparente en lugar de la original para todos los documentos (ventas, compras…). Esto además cubre la necesidad de tener que reconfigurar todos los terceros o categorías.
Exportación al modelo de impuestos español (AEAT): la Fundación Tryton, dentro de su firme compromiso por ofrecer la localización fiel y necesaria para cada país, también incluye las normativas y fiscalidad españolas dentro del estándar Tryton para todo el mundo, que ha revisado y actualizado para la nueva versión. Los clientes en España pueden generar automáticamente desde Tryton los ficheros correspondientes al Modelo 111, Modelo 115 y Modelo 303 de la Agencia Tributaria Española (AEAT). Esto facilita mucho la preparación y transmisión de la información requerida por las autoridades en España, ahorrando tiempos y evitando errores.
Importación de la norma 43 en España (AEB43): Tryton incluye, en la funcionalidad que permite importar información bancaria, el formato AEB43, muy usado en España. Esto facilita enormemente las labores de conciliación bancaria y se suma a otros formatos ya soportados y muy extendidos en Europa, por ejemplo CODA y OFX. La automatización en la conciliación bancaria siempre ha aportado un beneficio importante a los clientes, reduciendo errores y acelerando la actualización de apuntes contables y la reducción relativa a cuentas de cobros y pagos.
Cancelaciones y métodos de pago: se han eliminado las cuentas de crédito y débito por defecto en el diario. Ahora se pueden establecer métodos que definen estas cuentas. Por tanto ya se pueden configurar métodos de cancelación para abonos y métodos de pago para registrar pagos en facturas. Otra ventaja de este nuevo comportamiento es evitar la necesidad que antes existía por definir forzosamente diarios por método.
Reclamaciones de cobros: en ocasiones los clientes siguen sin pagar incluso aunque lleguemos hasta el último paso en el procedimiento de reclamaciones de cobros. En lugar de perder el seguimiento de aquellas reclamaciones de cobro que pasan por procesos más manuales, Tryton las mantiene ahora en la ficha final hasta que se den por resueltas. Siguiendo esta misma idea para dar soporte a procedimientos manuales, cuando se debe enviar un email para reclamar a un cliente que no tiene email configurado, Tryton puede enviar el email a una dirección alternativa que puede ser por ejemplo un administrativo/a o secretario/a que se encargue de reenviar el email a la persona adecuada en la organización del cliente.
Fecha de amortización: los asientos de amortización se pueden generar cada mes o cada año, pero hasta ahora coincidía con el aniversario de la fecha de inicio de la amortización. Ahora es posible configurar que un asiento de amortización se genere el primer o último día del mes y en qué mes del año. Esto es importante y facilita la adaptación de amortización al año fiscal de la empresa.
VENTAS
Periodo “de gracia”: ahora ya se pueden configurar las ventas para tener un periodo después de la confirmación. Este periodo permite pasar la venta a modo borrador para poder corregirla antes de ser procesada. Esto es especialmente útil cuando el usuario se percata de algún error justo unos segundos después de haber confirmado el pedido.
Tarifas de venta en “cascada”: si se define una tarifa “padre” se puede usar en las fórmulas la variable “parent_unit_price”. Esto permite definir complejas tarifas de venta “en cascada”. Gracias a esta nueva implementación ahora es posible usar en una tarifa el precio de referencia de otra.
CONTROL DE INVENTARIO Y REGULARIZACIÓN DE STOCK
Asistente de regularización inventario: hay una nueva manera de hacer inventarios contando cada producto en una ubicación. El asistente comienza pidiendo el producto o lote a contar:
A partir de ahí muestra la cantidad resultante y pregunta por la cantidad a añadir:
Este proceso se repite hasta que el usuario cierra el asistente. Es entonces cuando el inventario se actualiza.
Unidad de lote: es posible establecer el máximo de unidades por lote. Tryton hará lo más adecuado para asegurar esta restricción. Por ejemplo, no permitirá un envío con movimientos sobe el lote con una cantidad mayor que la que realmente tiene el lote. Esta nueva característica se puede emplear para usar un lote como número de serie (para esto establecemos 1 unidad como cantidad máxima).
CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT)
Nombre asociado a “a atención de”: a veces es necesario guardar en un cliente/proveedor una dirección que no es la dirección “oficial”. Su nombre por tanto no puede usarse en correspondencia por correo. Ahora se ha añadido como opcional “nombre del cliente/proveedor” para “formatear” la dirección y el nombre a emplear en destinatario (“a atención de..”) en correspondencias.
COMPRAS
Periodo “de gracia”: de forma similar a como se ha incluido en ventas, en compras también hay un “periodo de gracia” desde que el usuario confirma una compra, para poder devolverla a borrador y modificarla antes de ser procesada.
FABRICACIÓN
Externalización (“outsourcing”): se pueden externalizar las órdenes de producción. Para activar esta nueva función, hay que tener un proveedor y un servicio de producción configurados en el ERP. Cuando la producción pasa a estado de “espera”, se crea un pedido de compra al proveedor para el servicio configurado con la cantidad parametrizada como producida. Los costes de la compra se añadirán a los costes de producción, que a su vez se podrán emplear para actualizar el precio de coste sobre el producto final.
GESTIÓN DE SUBSCRIPCIONES
Activos: en ocasiones, algunos contratos de suscripción implican alquiler de activos en una empresa. Con Tryton 5 es posible definir una lista de activos disponibles para alquilar con el servicio de suscripción. Tryton realiza un seguimiento de cada activo y asegura que para un mismo periodo no se pueda “alquilar” dos veces.
MULTITUD DE MEJORAS TÉCNICAS
Las mejoras de Tryton 5 no sólo se limitan a una renovación de la interfaz, la ergonomía y nuevas funcionalidades. También trae un conjunto de mejoras muy importantes en la parte tecnológica de la solución ERP. Por ejemplo:
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- Mejora del sistema transaccional, importante para entornos con muchos usuarios “concurrentes” que trabajan en el mismo área (compras, ventas, …). Esto asegura más robustez y fiabilidad
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- Notificaciones en tiempo real entre servidor y aplicación cliente, tanto de escritorio como web
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- Nuevo sistema de gestión de sesiones de usuarios
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- Mejoras en la sesión de la aplicación web
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- La funcionalidad de copia (duplicar) registros se ha extendido para dar más soporte dentro del ERP
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- Mejora en la creación de índices
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- Se ha migrado todo el código de Tryton a las últimas versiones públicas de Python (el lenguaje de programación base empleado en el ERP), incluyendo también soporte para la nueva versión Python 3.7
Gracias a esta versión, los clientes podrán disfrutar nuevamente de un salto cualitativo y cuantitativo importante.
Aprovechamos este artículo para agradecer una vez más el enorme trabajo y compromiso sobradamente demostrado por la Fundación Tryton, que sigue trabajando conjuntamente con un amplísimo ecosistema de partners asociados (entre ellos Datalife), para ofrecer un ERP de primer nivel y a un costo francamente competitivo.
El portal de cliente es un portal web diseñado específicamente para atender y gestionar la relación entre una empresa y sus clientes. Esta herramienta, fácil de utilizar incrementa la eficiencia de nuestra empresa a la vez que mejora la calidad de servicio a nuestros clientes.
Desde Datalife somos conscientes de que la mayoría de nuestros clientes son exportadores por naturaleza. Por ello desde hace unos meses hemos incorporado a Tryton la funcionalidad necesaria para gestionar un L.A.M.E, generando desde el ERP un despacho aduanero mediante una “ubicación de aduana” a la que asocia el producto durante el tiempo de tramitación de los documentos requeridos para exportación extracomunitaria.
Igual que ocurre en TANA S.A. (Murcia, Málaga), el uso de calibradores está muy generalizado en el sector de los cítricos. Estos sistemas automatizados permiten clasificar en tiempo real y con una alta fiabilidad los cientos de miles de kilos que se procesan y venden a diario, generando grandes cantidades de datos. Obtener información a partir de estos datos de calidad es muy relevante para mejorar la toma de decisiones.
El departamento comercial, en directa comunicación con el cliente, introduce los pedidos en el sistema de gestión ERP. Dentro de ese flujo de trabajo, los pedidos confirmados generan órdenes de producción. Una vez el producto final está preparado para ser expedido, durante el proceso de salida se genera el albarán. Muchos sistemas ERP, como 
